Checklist e tempistiche per organizzare una festa

Le tre decisioni che vengono prima di tutto

Prima di guardare un solo locale, servono tre numeri. Sono quelli che filtrano tutte le opzioni successive e che, se restano vaghi, producono settimane di indecisione.

Il primo è il numero di invitati, anche solo come stima onestà. È il dato che determina il tipo di spazio, il format e il budget totale. Una stima sbagliata per eccesso porta a locali troppo grandi e costosi; una per difetto porta a rivedere tutto a metà percorso.

Il secondo è il budget a persona, non il budget totale. Ragionare a testa è il modo in cui i locali fanno i preventivi ed è l'unico modo per confrontare opzioni diverse. Fissalo prima di guardare i locali, non dopo aver visto quello che ti piace.

Il terzo è il format: cena servita, buffet in piedi, aperitivo, pranzo. Determina il tipo di locale in modo molto più stringente del budget, e cambiarlo a metà percorso significa ricominciare la ricerca.

• Numero di invitati: una stima onestà, non ottimista.
• Budget a persona, non totale: è così che si confrontano i preventivi.
• Format: cena, buffet o aperitivo — determina il tipo di locale.

Tre mesi prima (o due, per una festa piccola)

Questa è la fase in cui si blocca ciò che è scarso. Nel Bresciano, per un sabato tra maggio e settembre o per una data di dicembre, tre mesi non sono un eccesso di prudenza: sono il minimo per avere scelta.

Le cose da chiudere in questa fase sono due sole, ma sono le più importanti: la data e il locale. Tutto il resto — menù, allestimenti, dj, torta — si può decidere dopo, e cambiare. Il locale no.

Quando prenoti, chiedi che ti venga confermato per iscritto quanto concordato: data, orario, numero indicativo, fascia di spesa a persona, sala riservata sì o no, e entro quando puoi modificare il numero. Una mail di due righe evita la maggior parte dei malintesi successivi.

Se prevedi un dj o un fotografo per una data di alta stagione, questo è anche il momento di bloccarli: i professionisti buoni si prenotano con gli stessi tempi dei locali.

Un mese prima

È la fase degli inviti e delle decisioni di contenuto. L'invito va mandato adesso, non dopo: le persone hanno agende piene e un preavviso di dieci giorni produce rifiuti che non sono rifiuti.

L'invito deve contenere cinque informazioni: data, orario di inizio e di fine, indirizzo preciso, che tipo di festa è (così le persone sanno come vestirsi e se hanno cenato o no) e una richiesta esplicita di conferma entro una data. Se c'è un tema o un dress code, dillo qui con un tono che renda chiaro quanto è vincolante.

Nello stesso periodo si chiudono il menù con il locale, l'eventuale dj, la torta e gli allestimenti. Sulla torta, la domanda da fare al locale prima di ordinarla in pasticceria è sempre la stessa: si può portare da fuori, e con quale costo di servizio?

Un'ultima cosa spesso dimenticata: se hai bisogno di proiettare un video o di un microfono per un discorso, chiedilo adesso. È il tipo di richiesta che il giorno stesso non si può soddisfare.

• Manda l'invito con data, orari di inizio e fine, indirizzo, tipo di festa e richiesta di conferma.
• Chiudi il menù con il locale, comprese alternative vegetariane e senza glutine.
• Ordina la torta, dopo aver chiesto al locale se si può portare da fuori.
• Prenota dj, fotografo o animazione se non l'hai già fatto.
• Chiedi ora microfono, proiettore o impianto: il giorno stesso non si trovano.

Due settimane prima

È il momento delle conferme e dei numeri. Chiudi le adesioni e fai il conteggio reale, non quello ottimista: tra la conferma e il giorno stesso ogni gruppo perde tra il dieci e il venti per cento.

Raccogli tutte le esigenze alimentari e comunicale al locale in un unico messaggio scritto: vegetariani, vegani, celiaci, allergie, restrizioni religiose. Un elenco chiaro due settimane prima è gestibile; le stesse informazioni date la sera stessa producono piatti improvvisati.

Se hai previsto un momento celebrativo — discorso, video, brindisi, taglio della torta — decidi adesso chi lo fa, quanto dura e in che momento della serata. Concordarlo con il locale è ciò che permette al personale di preparare quello che serve.

Verifica anche le cose noiose che nessuno controlla: il parcheggio, l'accessibilità per eventuali ospiti con difficoltà motorie, e cosa succede se piove nel caso di una festa con parte esterna.

L'ultima settimana e il giorno prima

Nell'ultima settimana si comunica il numero definitivo al locale — di norma va dato con 48 o 72 ore di anticipo, ma verifica il termine esatto nel tuo accordo — e si conferma tutto il resto: orario di arrivo del dj, ora di consegna della torta, orario in cui puoi entrare per allestire.

Il giorno prima si consegnano al locale le cose materiali: bomboniere, confetti, segnaposto, allestimenti, il video su chiavetta. Portarle il giorno stesso significa gestirle di corsa mentre arrivano gli ospiti.

E si manda un ultimo messaggio agli invitati con l'indirizzo, l'orario e un'indicazione sul parcheggio. Sembra superfluo, non lo è: riduce sensibilmente i ritardi e le telefonate durante la festa.

Un consiglio che vale più di molti altri: il giorno stesso, delega. Una persona che si occupa dell'accoglienza degli ospiti, una che gestisce la torta e la musica, una che tiene i contatti con il locale. Chi organizza non dovrebbe passare la propria festa a risolvere problemi, e con due o tre persone informate su cosa deve succedere e quando, non deve.

Chi organizza non dovrebbe passare la propria festa a risolvere problemi: due persone informate su cosa succede e quando bastano a evitarlo.

Le cose che si dimenticano sempre

Sono sempre le stesse, in ogni tipo di festa, e conoscerle in anticipo costa nulla.

• Chiedere se si può portare la torta da fuori, prima di ordinarla.
• L'orario limite per la musica: lo decide il locale, non tu.
• Il costo dell'ora aggiuntiva del dj e del prolungamento della sala.
• Chi ritira gli avanzi, le decorazioni e i regali a fine serata.
• Come tornano a casa gli ospiti che hanno bevuto.
• Un microfono, se qualcuno deve parlare davanti a più di trenta persone.
• Una prova del video o della playlist sull'impianto del locale.
• Le pile di riserva, il nastro adesivo e le forbici: servono sempre.

Le tempistiche in sintesi, per tipo di festa

Non tutte le feste richiedono lo stesso anticipo, e vale la pena calibrare.